February 4, 2016 12:24 pm Veröffentlicht von

DITAworks bietet erhebliche Vorteile beim Erstellen von DITA Dokumenten. Die Redaktion DITA basierter Inhalte besteht aus zwei wesentlichen Komponenten: den DITA Maps und den DITA Topics. Die DITA Map bestimmt die Struktur des DITA Dokumentes, indem sie die für das Dokument benötigten DITA Topics auswählt und gliedert. DITAworks bietet Drag & Drop Funktionen, um die Maps visuell zu editieren. DITA Topics stellen die Informationseinheiten eines DITA Dokumentes dar. Mit Hilfe von DITAworks ist es ein Leichtes, hochwertige DITA Inhalte zu erstellen, denn der Redakteur verwendet WYSIWYG Autorenwerkzeuge, Mechanismen zur Wiederverwendung von Inhalten, Validierung in Echtzeit sowie Vorschau- und Link-Management-Funktionen. Sobald die Dokumentation erstellt ist, kann sie lokalisiert und personalisiert in verschiedene Ausgabeformate publiziert werden.

Wie sieht die Praxis aus? Sie haben großartige Inhalte unter Ausnutzung aller Vorteile, die DITA bietet, erstellt und publiziert. Doch wenn diese nicht die richtigen Personen in der richtigen Form erreichen, werden Sie Ihr eigentliches Ziel verfehlen. Ihre Inhalte sind nur so gut wie ihre Distributionsstrategie.

Im Wesentlichen bestimmt Ihre Distributionsstrategie, welche Informationen in welcher Form an die bestimmungsmäßigen Empfänger in kontrollierter und revisionssicherer Weise gelangen. Werfen wir einen Blick auf einige der Verteilszenarien, die Sie bei Ihrer Distributionsstrategie in Betracht ziehen können:

  • Traditionell: Tinte auf Papier
  • PDF-Dokumente
  • Web-basierte Publishing mit HTML oder HTML5
  • Handy-optimiertes Publishing
  • Online-Hilfe-Systeme wie Eclipse Informationszentren oder Java-Hilfe-Plattformen
  • ECM oder LMS-Systeme
  • Web-Portale

Jede dieser Möglichkeiten hat natürlich – je nach Zielgruppe – seine Vorzüge und Berechtigung. In diesem Artikel soll es jedoch um Portale als Distributionskanal für DITA-basierte Inhalte und Dokumente gehen.

Was ist ein Portal?
Die Definition eines Portals hat sich über Jahre entwickelt. Gemäß der aktuellen Nutzung ist ein Portal eine speziell designte Webseite, die Informationen aus verschiedenen Quellen sammelt und diese Informationen in Form von kategorisierten und personalisierten Inhalten darstellt. Diese können für einzelne Nutzer und verschiedene Interessengruppen frei oder über ein Login abgesichert im Internet zugänglich gemacht werden oder im Intranet eines Unternehmens zur Verfügung stehen.
Informationen aus verschiedenen Quellen können in ihren jeweiligen Bereichen, den so genannten Portlets dargestellt werden, und Nutzer können abhängig von ihrer Rolle und Zugangsberechigung bestimmte Aktionen ausführen.

Die wesentlichen Funktionen eines Portals sind:

  • Integration von Information
  • Suche und Navigation
  • Personalisierung der Inhalte
  • Benachrichtigung (z.B. über neue Inhalte oder Änderungen)
  • Task-Management und Workflows
  • gemeinsames Arbeiten and Inhalten oder Arbeitsabläufen
  • Integration mit Geschäftsanwendungen
  • Verwaltungsfunktionalität

Warum sollte ich ein Portal für die Distribution meiner DITA-Inhalte wählen?
Portale haben deutliche Vorteile gegenüber manch anderen Distributionskanälen. Einige dieser Vorteile sind:

  • Universelle Verfügbarkeit: Informationen stehen für die Interessengruppen zeitgleich an der gleichen Stelle zur Verfügung.
  • Selektive Distribution: Dokumentation kann auf einer “need to know” Basis zur Verfügung gestellt werden.
  • Gleichartig organisierte Inhalte: Informationen werden in einheitlicher Art und Weise organisiert.
  • Distribution von Topics möglich: DITA-Inhalte können zur schnelleren Erfassung und zum besseren Verständnis auf der Topicebene dargestellt werden.
  • Effiziente Suche: relevante Inhalte können von Nutzern schnell gesucht und gefunden werden.
  • Zusammenarbeit: Einzel- und Gruppenaktionen können mit bestimmten Inhalten verknüpft und aktiviert werden.
  • Prüfbarkeit: Prüfbarkeit kann durch effective, auditierbare Dokumentenkontrolle sichergestellt werden.
  • Gemeinsame Bibliothek: DITA basierte Dokumente stehen an gleicher Stelle wie Informationen aus anderen Quellen.
  • Personalisierung von Informationen: Benutzer können auf Wunsch Informationen personalisieren und weitere, zusätzliche Informationen nutzen.
  • Interaktion und Feedback: Messaging und Benachrichtigung ermöglichen eine höhere Rückmeldungsrate.
  • Automatische Anpassung von Inhalten: Inhalte können, basierend auf Personalisierung, Ort und anderen spezifischen Einstellungen, automatisch angepasst werden.

Wie managt DITAworks die Distribution meiner Inhalte in ein Portal?
Die Distribution Ihrer Inhalte und Dokumente in ein bestimmtes Portal kann mit ein paar wenigen Einstellungen im DITAworks Content Management System durchgeführt werden.

Im folgenden Beispiel verwenden wir den DITAworks Webtop Portal-Connector, der für Liferay Portale vorkonfiguriert ist. Mit wenigen Klicks und Eingaben, können Sie Ihre DITA Inhalte in ein Liferay Portal ausspielen. Sie müssen nur die Publishing Engine des Portals zu den Einstellungen Ihres Projektes hinzufügen und die spezifischen Parameter des Portals in das Konfigurationsprofil der Publizierung einstellen. Diese Konfiguration kann jederzeit wieder geändert werden.

Konfigurationsprofil zur Ausspielung der DITA Inhalte ins Liferay portal

Configuration profile for publishing to Liferay

Nach dem Ausführen des Publizierungsprozesses, werden Ihre Inhalte direkt im Portal angezeigt. Nutzer können auf die Inhalte über eine vordefinierte URL zugreifen.

DITA Inhalte im Liferay Portal

Durch die Baumstruktur auf der linken Seite können die Nutzer innerhalb Ihres Projektes navigieren. Jedes Dokument des Projektes wird durch eine Registerkarte in der oberen Navigation dargestellt. Abhängig von ihrer Rolle und Zugangsberechtigung können die Nutzer mit diesem Material arbeiten: Topics anschauen oder kommentieren, das Dokument löschen usw. Die Rollen und Berechtigungen der Nutzer können angepasst werden.

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass Portale eine sehr wichtige Rolle bei der Verteilung von Inhalten einnehmen. Basieren die Inhalte auf DITA scheinen Portale eine adäquate Lösung zu sein, um den Ansprüchen an Produktivität, Effizienz, Individualisierung, Dokumentenlenkung und Prüfbarkeit Rechnung zu tragen. Portale sind das richtige Werkzeug um Ihre qualitativ hochwertigen Inhalte an den richtigen Stellen zu positionieren. DITAworks mit seinem Konnektor zu Portalen ermöglicht Ihnen dies in gewohnt effizienter und komfortabler Art und Weise.

Wenn Sie Fragen haben oder über den Einsatz von Portalen im Zusammenhang mit DITAworks haben, schreiben Sie uns!.

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